Wichtige Dokumente nach Verlust oder Zerstörung wiederbeschaffen? Das ist schwierig bis unmöglich. Deshalb lohnt es sich, die Papiere immer griffbereit zu haben, falls man Haus oder Wohnung schnell oder sogar fluchtartig verlassen muss - im Original oder als (digitale) Kopie.

Zu diesem Zweck empfiehlt es sich, alle wichtigen Dokumente und Datenträger zusammen in einer Mappe und stets griffbereit aufzubewahren, rät das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK). Für den Notfall sollten Familienmitglieder, Partner oder Mitbewohner wissen, wo die Mappe lagert. Und diese Dokumente gehören laut BBK hinein:

Im Original:

• Familienurkunden (Geburts-, Heirats-, Sterbeurkunden) beziehungsweise Stammbuch.

Im Original oder als beglaubigte Kopie:

• Sparbücher, Kontoverträge, Aktien, Wertpapiere, Versicherungspolicen.
• Renten-, Pensions- und Einkommensbescheinigungen, Einkommensteuerbescheide.
• Qualifizierungsnachweise: Zeugnisse (Schulzeugnisse, Hochschulzeugnisse, Nachweise über Zusatzqualifikationen).
• Verträge und Änderungsverträge, zum Beispiel auch Mietverträge, Leasingverträge et cetera.
• Testament, Patientenverfügung und Vollmacht.

Als einfache Kopie:

• Personalausweis, Reisepass.
• Führerschein und Fahrzeugpapiere.
• Impfpass.
• Grundbuchauszüge.
• Sämtliche Änderungsbescheide für empfangene Leistungen.
• Zahlungsbelege für Versicherungsprämien, insbesondere Rentenversicherung.
• Meldenachweise der Arbeitsämter, Bescheide der Agentur für Arbeit.
• Rechnungen, die offene Zahlungsansprüche belegen.
• Mitglieds- oder Beitragsbücher von Verbänden, Vereinen oder sonstigen Organisationen.

Außerdem ist es laut BBK sinnvoll, Kopien wichtiger Dokumente etwa bei Verwandten, Freunden, einem Notar oder Anwalt oder in einem Bankschließfach zu hinterlegen - und auch digitale Kopien, also Fotos oder Scans, wichtiger Dokumente anzufertigen und zu sichern.

Dokumente digitalisieren und Daten regelmäßig sichern

Auch alle wichtigen persönlichen Dateien sollten regelmäßig gesichert werden. Das sind neben den besagten weitere Dokumente, E-Mails, Chats, Kontakte, Fotos oder Videos. Also alle nicht wiederbeschaffbaren Daten, die man auch sonst regelmäßig gegen Verlust sichern muss.

Für Datensicherungen (Backups) von Desktop-PCs oder Notebooks bieten sich vor allem USB-Speichersticks oder externe USB-Festplatten an, erklärt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Diese Speichermedien bewahrt man dann sicherheitshalber immer getrennt vom Rechner auf, am besten gleich in besagter Dokumentenmappe.

Doppelt hält besser: USB-Speicher und Cloud kombinieren

Ein alternativer oder idealerweise zusätzlicher Weg - denn doppelt hält besser - zur Datensicherung sind Cloud-Speicher, also Speicherplatz auf einem Internetserver.

Auch und gerade die Anbieter der großen Betriebssysteme erlauben die komfortable, automatische Synchronisation von Daten über mehrere Geräte hinweg in Kombination mit einem Cloud-Speicher.

Vor einer Nutzung sollte man sich aber über die Sicherheitsfunktionen wie etwa Verschlüsselung und die Datenschutzrichtlinien des jeweiligen Anbieters informieren, rät das BSI.

Für ein Backup am Rechner genügt es im einfachsten Fall, sämtliche zu sichernde Dateien zu kopieren und per Einfügen-Befehl auf einem externen USB-Datenträger zu speichern.

Persönliches Backup-Intervall planen und nachhalten

Danach plant man am besten, wann das nächste Backup anstehen soll oder richtet gleich einen Serientermin im Kalender ein - etwa monatlich, wenn das jeweilige Gerät moderat genutzt wird, oder eben in entsprechend kürzeren zeitlichen Abständen, je nachdem wie schnell und wie viele neue Daten auf dem jeweiligen Gerät hinzukommen.

Das BSI bietet im Netz auch Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die in den verschiedenen Betriebssystemen (Windows, MacOS, iOS, Android und Linux) integrierten Programme zur Datensicherung an. Einmal eingerichtet, können sie den Sicherungsjob in aller Regel automatisch und wiederkehrend erledigen.

Bordsicherung der Betriebssysteme oder Drittanbieter nutzen

Darüber hinaus gibt es zahlreiche Programme von Drittanbietern, die das Anlegen von Sicherungen automatisiert erledigen. Darunter ist etwa die kostenlose Open-Source-Software Duplicati (Windows, MacOS und Linux).

Duplicati kann die Daten auch verschlüsseln und bei Bedarf Online-Backups in einem Cloud-Speicher erstellen. Oft installieren die Hersteller externer USB-Festplatten auch ein Backup-Programm auf dem Datenträger vor.