Digitale Verwaltung: Versmolder Rathaus hat neue Software

Marc Uthmann

Update: Thomas Tappe hat den Bürgermonitor vor sich. Wenn Petra Knufmann und ihre Kollegen vom Bürgerbüro elektronische Dokumente zur Unterschrift vorlegen, lesen die Kunden mit. - © Marc Uthmann
Update: Thomas Tappe hat den Bürgermonitor vor sich. Wenn Petra Knufmann und ihre Kollegen vom Bürgerbüro elektronische Dokumente zur Unterschrift vorlegen, lesen die Kunden mit. (© Marc Uthmann)

Versmold. »VOIS« heißt das neue, etwas gekünstelte Zauberwort im Bürgerbüro. Es ist der Name der Software, die für eine bessere Vernetzung im Rathaus sorgen soll. Wo Fachabteilungen bislang nebeneinanderher arbeiteten, sollen sie künftig gemeinsam auf Daten zugreifen können.

Zudem ist das Programm dazu geeignet, andere Datenbanken anzubinden. „So hätten wir im Bürgerbüro einen Überblick über die Gewerbe- und KfZ-Anmeldungen", nennt Leiterin Petra Knufmann ein Beispiel. „Wenn sich jemand bei uns meldet, könnten wir ihn darauf hinweisen, dass er auch sein Gewerbe nach Versmold ummelden muss.

Doch solche Vernetzung – die auch die Zulassung eines Autos per Klick oder im Bürgerbüro ermöglichen würde – ist Zukunftsmusik. „Wir haben die technischen Möglichkeiten geschaffen, um mehr Digitalisierung in unserem Rathaus zu ermöglichen", sagt der zuständige Fachbereichsleiter Thomas Tappe. Das würde die papierlose Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen ebenso betreffen wie noch mehr Komfort im Service. Allerdings sind noch einige Hürden zu nehmen. „Auch wenn technisch mehr möglich ist, müssen die rechtlichen Voraussetzungen und anschließend die Vereinbarungen mit anderen Behörden geschaffen werden", sagt Tappe.

Die neue Software wurde im Kreis Gütersloh bislang in Schloß Holte-Stukenbrock, Langenberg, Halle und Versmold eingeführt, sukzessive sollen alle weiteren Kommunen folgen. Für das Team im Versmolder Bürgerbüro bedeutet VOIS bereits jetzt eine Erleichterung.

„Das System ist übersichtlicher, Daten sind oftmals auf einen Blick verfügbar", sagt Petra Knufmann. Die Einführung der Software war anspruchsvoll, schließlich mussten Datenbanken übertragen und Mitarbeiter geschult werden.

Für die Kunden ändert sich bislang dennoch nicht viel. Den Reisepass etwa von zu Hause zu beantragen, ist noch nicht drin. Doch sowohl Thomas Tappe als auch Petra Knufmann gehen davon aus, dass die neue Software eine erste Etappe auf dem Weg zur digitalen Verwaltung ist. Und ein paar Kleinigkeiten haben sich schon jetzt verbessert. „Wenn wir Fotos für Dokumente hochgeladen haben, sind die künftig noch ein halbes Jahr für andere Ausweise nutzbar", erklärt Petra Knufmann.

Und wer im Bürgerbüro eine elektronische Unterschrift leistet, bekommt das Dokument auf dem so genannten »Bürgermonitor« mit angezeigt. „Wer mag, kann aber auch weiterhin auf Papier unterschreiben", sagt Petra Knufmann und lächelt. In einem Rathaus muss man eben auch die digitale Revolution mit Augenmaß umsetzen ...

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